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As perguntas marcadas com obrigatória são as que definem o desenho do sistema. Pergunta que fugir da sua área, deixe em branco e indique quem sabe responder. Responder por áudio também funciona.
1. A empresa e você
Ponto de partida. Define a escala do que precisa ser desenhado.
O que a Hollus faz e para quem — que tipo de contratante e que tipo de serviço.
O perfil da empresa mostra infraestrutura, saneamento e meio ambiente. Falta saber como isso se divide na prática e qual frente pesa mais no faturamento.
Quantas pessoas trabalham hoje, quantas em campo e quantas no escritório, e em quantos estados a empresa atua. obrigatória
Operação espalhada por vários estados pede desenho diferente de operação concentrada num prédio só. Define também o modelo de acesso por perfil.
Quantos contratos ou frentes de trabalho ficam ativos ao mesmo tempo.
Define o volume que o sistema precisa suportar sem virar bagunça.
2. O ciclo do contrato
A espinha do sistema. É aqui que o trabalho vira dinheiro.
Descreva o percurso de um contrato novo, do edital até o pagamento final, dizendo quem toca cada etapa. obrigatória
Cada troca de mão nesse percurso é um ponto onde algo pode parar sem ninguém perceber. Quanto mais detalhado, melhor.
Em qual etapa esse percurso trava com mais frequência.
Aponta por onde começar. O primeiro módulo deve resolver a trava mais cara, não a mais fácil de construir.
Como funciona a medição: quem monta, quem aprova dentro da Hollus, e quanto tempo leva do fechamento do mês até o órgão aprovar. obrigatória
Medição é o que vira caixa. Cada dia de atraso nesse ciclo é dinheiro parado.
Já houve medição glosada ou devolvida. O que faltava. obrigatória
Se o motivo foi documento ausente, fora do prazo ou sem assinatura, é exatamente o tipo de perda que um sistema evita. Vale citar um caso real.
3. O trabalho em campo
Onde o dado nasce. Costuma ser o ponto mais frágil em empresa com equipe distribuída.
Como a equipe em campo reporta o que fez — papel, planilha, WhatsApp, aplicativo. obrigatória
Define por onde o dado entra no sistema. Quando entra por vários canais ao mesmo tempo, o retrabalho de transcrição costuma ser grande.
Quanto tempo passa entre o dado ser coletado em campo e chegar utilizável no escritório.
Mede o atraso da informação. Decisão tomada com dado velho custa caro.
Como se controlam deslocamento, diária e prestação de contas de quem está fora.
Costuma ser um dos maiores consumidores de tempo administrativo em empresa com gente espalhada por vários estados.
Como se acompanha o saldo de cada contrato: o que já foi medido e o que ainda falta executar.
Sem isso não existe previsão de faturamento nem aviso de contrato chegando ao fim.
4. Responsabilidade técnica e conformidade
O que gera risco quando falha, e não apenas retrabalho.
Como se controla qual profissional responde tecnicamente por qual contrato, e as ARTs vinculadas.
Responsabilidade técnica mal rastreada é o tipo de risco que aparece só depois de já ter virado problema.
Existem condicionantes de licença ambiental com prazo legal. Como esses prazos são acompanhados hoje. obrigatória
Prazo de condicionante tem consequência legal. É o tipo de coisa que um sistema precisa avisar antes, não registrar depois.
Quais relatórios são obrigatórios para os órgãos, com que frequência, e quem monta cada um.
Relatório recorrente montado à mão se automatiza bem, porque a estrutura repete todo mês.
Onde ficam guardados os documentos que nascem num contrato — proposta, contrato, medição, relatório, ART, nota fiscal.
Define de onde sai a carga inicial do sistema e se hoje existe risco de documento ficar preso em pasta pessoal.
5. Licitação
A porta de entrada de receita nova.
Como a Hollus acompanha editais e oportunidades novas hoje, quem faz isso e em quais fontes. obrigatória
Aqui não se trata de organizar a casa. Edital é origem de faturamento, e o tempo gasto nessa busca costuma ser subestimado.
Já se perdeu prazo de edital por não ter visto a tempo.
Um edital perdido costuma valer mais que um sistema inteiro. Se já aconteceu, o cálculo deixa de ser hipótese.
O que pesa mais na decisão de disputar ou não um edital.
É o critério que um filtro automático precisa aprender para avisar do que interessa, sem virar ruído.
Quanto tempo a equipe gasta montando a documentação de habilitação a cada disputa.
Costuma ser trabalho invisível, feito por gente cara e repetido a cada edital. Se der, estime em horas ou dias por disputa.
6. Sistemas e o que consome tempo
O que já existe e não se troca, e o que hoje se faz na mão.
Quais sistemas ou programas a Hollus usa hoje, para que serve cada um, e se algum precisa continuar existindo de qualquer forma. obrigatória
Sistema que a equipe já domina e que funciona não se troca. Se integra.
Quanto do controle ainda vive em planilha, caderno ou WhatsApp.
A pergunta não é crítica ao método. Costuma ser justamente aí que está a informação mais atualizada e, ao mesmo tempo, a mais frágil.
Existe informação que fica só na cabeça de alguém e some quando essa pessoa falta ou sai da empresa.
É a perda mais silenciosa que existe numa operação, e a mais cara de reconstruir depois.
O que foi imaginado ao falar em ligar a plataforma com o que a Hollus já tem. obrigatória
Foi o ponto de partida da conversa. Quanto mais concreto for esse desenho, mais preciso fica o que será proposto.
7. Encerramento
Se desse para resolver uma única coisa nos próximos 60 dias, qual seria.
Define qual módulo entra primeiro.
O que a equipe faz todo dia que não caberia em nenhuma das perguntas acima.
É a pergunta que descobre o que ficou de fora do roteiro.
Observações livres.
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Claudia Betania · LZT Studio Mídia